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    海南省老陶义工服务社办公室关于发布《会议管理制度》的通知
    老陶义工服务社 | 2016-09-14 18:43:38 | 阅读:520

    海南省老陶义工服务社办公室关于发布《会议管理制度》的通知

                      陶工社[2016]4      签发人:王乃奎

    各部门:

     

    海南省老陶义工服务社《会议管理制度》已于二零一六年五月二十四日理事会会议通过,现予发布施行,请贯彻执行。

                                                                 

    海南省老陶义工服务社

    二零一六年五月二十六日

     

    附:《会议管理制度》

     

     海南省老陶义工服务社《会议管理制度》

    第一条 目的

    为规范海南省老陶义工服务社会议议事日程,加强会议纪律,提高会议的质量和效率,特制定本制度。

    第二条 要求

    强调“会前通知、会时签到、会中记录、会后落实”四项基本要求。

    第三条 职责

    行政办公室负责理事会会议、社长办公会例会及各种专题会议的组织、会场安排、设备准备,会议监督,会议文件、会议记录和管理所有会议纪要、决议文件原件。

    第四条 会议分类、召开时间及会议内容

    会议分例会和专题会议。

    一、理事会

    1、原则上固定于每季度第一个月第一周周六下午15:00召开;

    2、会议内容:依据职责研究和讨论重大事项。

    二、社长办公会

    (一)月例会

    1、原则上固定于每月第三周周六下午15:00召开;

    2、会议内容:本月工作总结和下月工作计划。

    (二)季度例会

    1、原则上固定于每季度第一个月第四周周六下午15:00召开;

    2、会议内容:本季度工作总结和义工表彰。

    三、专题会议

    专题会议的会议主题、时间、地点、参加人员等由行政办公室确定并承办。

    第五条 参会人员

    1、理事会:全体理事。

    2、社长办公会:全体理事、正副社长、各部门主管参加。

    3、专题会议:以行政办公室通知为准。

    第六条 会议通知

    一、行政办公室需在会议召开前三个工作日,通知给各参会人员。

    二、会议通知必须明确会议时间、地点、内容和参会人员等。如出现会议时间调整,由行政办公室通知各参会人员并说明原因。

    第七条 会议准备

    行政办公室负责会场安排布置、会场设备和会议文件准备、会议嘉宾接待,必须在会前2小时准备完毕。

    第八条 会议记录

    1、行政办公室安排专人进行会议记录,会后整理会议纪要和决议,并于会后一个工作日内,发各参会人员。

    2、会议纪要需参会主要人员签字确认后下发。会议决议由社长签字,直接下发。

    第九条 会议纪律

    一、参会人员须提前10分钟或按通知要求组织进场。大型会议,参会人员必须统一着社服,佩戴标志,做到衣冠整齐,精神饱满。

    二、会议实行签到制度,由会议组织者进行考勤,原则上不得无故迟到、早退和缺席。如有特殊情况不能参加、不能准时参加会议或提前离席者,要向主管领导请假,征得同意后方可。

    三、会议期间,参会人员必须将手机设定为静音或震动状态。不接打电话,不玩手机或上网。

    四、会议期间,发言人员在会前做好准备工作,发言要简明扼要,不讲与主题无关的内容。

    五、会议期间,要集中精力,认真聆听,不得交头接耳,严禁私开小会;坐姿要端正,不得随意走动,不允许打瞌睡;不得做与会议无关的事情。

    六、会议期间,发言需举手示意,征得主持人同意方可发言,发言要使用文明礼貌用语,不允许讲脏话,不允许七嘴八舌,严禁恶语伤人、攻击他人。

    七、会议结束后,参会人员应自行清理座位及桌面杂物,并将座椅归位,待上级领导离席后,参加会议人员依次离开。

    第十条 会议如遇特殊情况不能按时召开,召开时间相应顺延,具体时间以行政办公室通知为准。

    第十一条 奖惩

    一、全年会议没有迟到、早退和缺席,工作成绩突出者,给予表彰。

    二、全年会议迟到、早退累计3次,缺席累计3次,工作无所作为者,经领导班子集体讨论决定,予以劝退,并撤销其岗位职务。

    第十二条 本制度由本社理事会负责制定,行政办公室负责解释,修正时亦同;

    第十三条 本制度自201661日起试行
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